Les métiers d'assistant(e)s des conseillers en investissements financiers - des conseillers en gestion de patrimoine
Les assistants des cabinets de conseil financier et de gestion de patrimoines sont des postes importants et essentiels de la bonne marche des entreprises des conseils patrimoniaux.
Au sein des cabinets et sous la responsabilité hiérarchique de leur employeur et des titulaires des statuts adéquats, les Assistantes et Assistants administratif et financier ont des rôles clefs.
Nous pouvons distinguer 2 types d’assistants :
Dans tous les cas ces assistants doivent assurer leur collaboration, dans le respect des normes et des procédures qui réglementent les diverses tâches de leur métier. Globalement nous pouvons distinguer deux types d’assistances :
1- L’assistant(e) générale classique ( Patrimoine ou Finance)
Ces collaborateurs ont un rôle de
secrétariat administratif. Au travers de leur fonction, ils peuvent réaliser les missions suivantes :
- Le secrétariat du service et l’accueil téléphonique
- La planification et la rédaction des réunions
- Le relai entre les intervenants internes et externes
- La participation à l'élaboration des dossiers de consultation des fournisseurs et partenaires l'établissement des fiches clients et des lettres, des courriers sous la responsabilité de leur responsable
- La relance des fournisseurs et partenaires, et le suivi de la plupart des opérations en cours
- L’organisation et gestion de l’agenda des conseillers
- La préparation et le suivi des rendez-vous clients
- Le bon déroulement du back office du cabinet :(opérations de souscriptions, de versements, arbitrage…)
- L'archivage numérique et papier des dossiers liés au patrimoine
- Le suivi des tableaux mensuels des objectifs
- La prise en charge du courrier et secrétariat de la direction en l'absence des conseillers
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Les qualités requises pour les assistant(e)s :
Leurs qualités relationnelles, de rigueur, d’organisation, d’autonomie et d'initiative sont indispensables. Autonome, ils doivent avoir le sens des priorités et un sens poussé du travail en équipe. Ils doivent maitriser les outils informatiques notamment : Excel/Word/Outlook. De bonnes capacités rédactionnelles sont essentielles. Leur maitrise de l’utilisation des outils informatique est d’autant plus important que les assistants serons amené à terme à utiliser des logiciels d’’études patrimoniales et financières très sophistiqués. Evidemment le savoir et la compréhension des notions techniques et financières sont des avantages et de réels atouts d’efficacité pour leur permettre d’optimiser leurs activités.
2- L’assistant(e) spécifique aux métiers du patrimoine
Ces collaborateurs ont un rôle de secrétariat « général spécifique ». A ce titre, ils peuvent réaliser et doivent être en capacité d’assurer les fonctions suivantes : En fonction, de leur formation et leurs expériences, ces collaborateurs sont des assistant(e)s qui occupent des fonctions à l’orée des conseils. En quelque sorte ils peuvent dans certain cas, se trouver dans l’antichambre des fonctions de conseils. Suivant leur niveau de compétence, ils peuvent être chargés du traitement de documents complexes tels que des lettres de mission, de la vérification de la cohérence des recueils d’information et même participer à la rédaction de pièces importantes. Dans les faits, sous la responsabilité et le contrôle des conseils agrées, les collaborateurs assistants chevronnés, mettent en forme les adéquations proposées par les conseillers en titre et assurent leurs suivis.
Ainsi, les collaborateurs assistant(e)s peuvent participer suivants leur niveau de compétence à la mise en œuvre des travaux suivants :
- Saisie et traitement des bilans patrimoniaux
- Souscription / Rachat / Versement sur les contrats d’assurance vie
- Préparation des contrats financiers ou immobiliers
- Simulations financières et immobilières
- Simulations fiscales et successorales
- Recherche immobilière afin d’aider le CGP dans la préparation de ses rendez-vous
- Assurer la mise des conformités et le suivi de tous les clients du portefeuille
De la même manière qu’un conseiller en investissements financiers (CIF) exerce à titre de profession habituelle leur activité de conseils sur des produits spécifiques à leur marché. Les collaborateurs assistant(e)s expérimenté(e)s, ont des connaissances sur les produits proposés par le cabinet et plus particulièrement sont familiarisé dans les produits qui concernent :
- Le conseil en investissement portant sur des instruments financiers (actions, obligations, parts de fonds commun de placement, etc.),
- Le conseil portant sur la fourniture de services d’investissement (par exemple un conseil sur l’opportunité de faire appel à une société de gestion de portefeuille),
- Le conseil portant sur la réalisation d’opérations sur biens divers (œuvres d’art, panneaux solaires, etc., sous certaines conditions uniquement).
Les collaborateurs doivent grâce à leur compétence et leur capacité d’écoute : Aider, assister, anticiper et faciliter l’activité des CIF et CGP dans l’élaboration de leur profession.
En conclusion
Même si les qualités nécessaires à l’accomplissement des métiers de secrétariat traditionnels sont sur certains points similaires, à celui des assistant(e)s de CIF et CGP. Nous devons garder à l’esprit le respect des obligations légales des métiers du patrimoine au travers des exigences de MIF2.
L’assistant(e) des CIF et CGP se réalise dans un environnement professionnels exigeant et très réglementé. Le véritable métier d’assistant(e) de CIF et de CGP, s’apparente beaucoup à celui d’un(e) assistant(e) de direction. L’assistant(e) est un véritable bras droit des professionnels pour lesquels il travaille. Sa mission est bien de les décharger de toutes les préoccupations administratives pour leur permettre d’être plus efficace. L’assistant(e) épaule le professionnel, lui facilite ses tournées et sécurise ses activités. L’assistant(e) doit faire preuve d’adaptation, de discrétion, de réactivité et d’esprit d’initiative. Dans le futur, une formation et la reconnaissance d’un diplôme d’état reconnu au même titre que celui de clerc de notaire seront une excellente nouvelle !